Allt om bokföring

Vad är bokföring?

Bokföring handlar om att hålla koll på företagets pengar. Det innebär att föra anteckningar över affärstransaktioner i bolaget – alltså lista inkomster och utgifter – samt se till att det finns dokumentation (kvitton, fakturor) som styrker varje ekonomisk händelse. Det kallas även att föra bok, därav namnet bokföra. 

Förr sköttes denna process i en bokföringsbok – idag görs det mesta automatiskt i bokföringsprogram.

💡Om det inte finns någon verifikation på en viss ekonomisk händelse ska du göra en själv. Då kallas den för bokföringsorder.

Vad innebär bokföringsskyldigheten?

Alla som driver näringsverksamhet är bokföringsskyldiga och ska bokföra, oavsett storlek eller bolagsform. Det innebär att:

• löpande bokföra alla affärshändelser så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbok) och i systematisk ordning (huvudbok)
• se till att det finns verifikationer för alla affärshändelser
• arkivera (spara) räkenskapsinformationen i ordnat skick och på ett betryggande sätt inom landet under minst 7 år
• upprätta årsbokslut eller årsredovisning

Vad ska bokföras?

Allt som påverkar ekonomin i företaget ska bokföras. Det kan vara en tillgång eller skuld som förändras, eller en inkomst eller utgift som uppstår. Det kan även röra sig om interna transaktioner, till exempel avskrivningar på inventarier. Egna insättningar och uttag i verksamheten ska också bokföras.

När ska du bokföra?

Bokföringen ska ske löpande. Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag och övriga affärshändelser så snart som möjligt. Affärshändelser som har inträffat under en kalendermånad ska bokföras senast 50 dagar efter utgången av den månad som affärshändelsen inträffade.

Hur bokför man? – Dubbel bokföring

Dubbel bokföring är en grundprincip som har använts under lång tid. Det innebär att varje ekonomisk transaktion bokförs med samma summa i både debet och kredit.

• Debet: Vänstersidan av en transaktion
• Kredit: Högersidan av en transaktion 

För att bokföringen ska stämma måste det finnas en balans mellan debet och kredit – summan av de olika sidorna ska alltså vara lika stor.

Vilken sida du ska välja för de olika transaktionerna beror på vilka konton du använder. Olika händelser i företaget bokförs på olika konton i en kontoklass. För att veta vilken kontoklass du ska använda finns det en kontoplan.

Vad är en kontoplan?

En kontoplan är en lista över alla konton som ett företag använder för att bokföra företagets affärshändelser. 

BAS är den vanligaste kontoplanen och ses som en standard hos de allra flesta redovisningsenheter. Varje bokföringskonto består av totalt fyra siffror där den första siffran visar vilken kontoklass kontot tillhör.

Balanskonton

Till balanskonton tillhör kontoklasserna som börjar med 1 och 2. 

• I kontoklass 1 redogörs företagets tillgångar, som kassa, bank och kundfordringar.
• Kontoklass 2 är företagets eget kapital och skulder – exempelvis banklån och det egna kapitalet. 

Resultatkonton

Det som varken är tillgångar eller eget kapital och skulder redovisas i resultatkonton. Kontoklasserna börjar på siffran 3 till och med 8. Här ska företagets intäkter, kostnader för varor och material, övriga kostnader, personalkostnader och finansiella intäkter och kostnader redovisas.

Olika ekonomiska rapporter

Från din bokföring kommer balansrapporten och resultatrapporten, vilka är centrala delar av redovisningen. I rapporterna finns alla affärshändelser som du har registrerat. 

Balansrapport

Balansrapporten består av företagets tillgångar (kontoklass 1), skulder och eget kapital (kontoklass 2). Summan av tillgångarna är alltid lika mycket som eget kapital plus skulder, alltså balanserar de – därav namnet balansrapport.

Resultatrapport

De registrerade intäkterna och kostnaderna hamnar i resultatrapporten. Intäkterna minus kostnaderna är företagets resultat. Om intäkterna är högre än kostnaderna har företaget gått med vinst. Om kostnaderna är högre än intäkterna har företaget gått med förlust.

Rapport eller räkning?

Du har kanske också hört talas om balans- och resultaträkning. Skillnaden mellan räkningar och rapporter är att balans- och resultatrapporter kan avse vilken period eller tidpunkt som helst, medan balans- och resultaträkningen alltid avser årsbokslutet (hela året).

Årets resultat – har företaget gått med vinst eller förlust?

Årets resultat blir bokföringsårets sista verifikation. Resultatet kommer från resultatrapporten, men för att balansrapporten ska vara i balans visas resultatet även där. 

• Om företaget går med vinst ska vinsten bokföras som en kostnad i resultatrapporten och som en ökad skuld i balansrapporten. 
• Om företaget istället går med förlust bokförs resultatet som en intäkt i resultatrapporten och som en minskad skuld i balansrapporten.

Betala skatt på företagets vinst 

💡Med vinst menas den positiva skillnaden mellan företagets intäkter och kostnader. Med intäkter menas huvudsakligen de pengar som företaget tjänar genom försäljning av varor och tjänster, medan kostnaderna är de utgifter som behövs för att driva verksamheten. 

Bolagsvinster beskattas olika beroende på företagsformen. I en enskild näringsverksamhet, handelsbolag eller kommanditbolag beskattas inte företaget direkt för dess vinst. Istället är vinsten grunden för beskattningen av näringsidkaren eller delägarna. I aktiebolag beskattas bolaget, inte delägarna. 

Företaget måste betala preliminär skatt på dess vinst eller överskott. Den preliminära skatten betalas in på företagets skattekonto hos Skatteverket. Företaget bör regelbundet kontrollera att de betalar rätt preliminär skatt och justera den vid behov genom att lämna in en preliminär inkomstdeklaration till Skatteverket.

Två olika bokföringsmetoder – vilken ska jag använda?

Man kan bokföra enligt två olika metoder – kontantmetoden eller faktureringsmetoden (även kallat fakturametoden). Du får själv välja vilken metod som passar dig bäst. 

Kontantmetoden

När du använder dig av kontantmetoden bokför du den dag som betalningen sker, alltså inte när fakturan uppstår. Det skapas därmed inga kundfordringar eller leverantörsskulder.

För att kunna använda dig av kontantmetoden får du inte ha en omsättning på över 3 miljoner kronor. Kontantmetoden ställer högre krav på att du ska ha koll på obetalda fakturor. I samband med bokslut måste du dessutom frångå kontantmetoden och istället använda faktureringsmetoden för inköp och försäljning som sker i det första året men betalas i nästa.

Faktureringsmetoden

Om faktureringsmetoden används ska bokföringen ske löpande. Det innebär att både utgående och inkommande fakturor ska bokföras vid samma tidpunkt som du skickar eller tar emot dem. Fakturan bokförs som en kundfordran eller leverantörsskuld och samtidigt redovisar du momsen. När du sedan tar emot din betalning eller betalat av din leverantörsskuld ska det bokföras som en ny affärshändelse. 

Till skillnad från kontantmetoden så kan fakturametoden ge en tydligare bild av hur det går för företaget.

Vad är avdragsgillt?

Att något är avdragsgillt innebär i regel att du får ta upp affärshändelsen i din bokföring. Det innebär att du ökar kostnaderna i bolaget, minskar vinsten och därmed minskar skatten. 

Många kostnader i företaget är avdragsgilla och minskar det skattemässiga resultatet. För att kostnaden ska vara avdragsgill behöver den ha en direkt koppling till bolaget. Exempel på avdragsgilla kostnader är kontorsmaterial, tjänstebil och företagsförsäkring.

Det finns dock en del kostnader som inte ska tas med i det skattemässiga resultatet när man gör sin inkomstdeklaration – ej avdragsgilla kostnader. Dessa kostnader ska fortfarande redovisas i bokföringen – men på separata konton, det vill säga konton som är “ej avdragsgilla”. Exempel på kostnader som är ej avdragsgilla är nyregistrering av bolag, privata sjukförsäkringar och medlemsavgifter.

Den mytomspunna momsen 

Moms är en skatt som tas ut på varor och tjänster. Om du som företagare säljer något, ska du lägga till moms på ditt pris. På samma sätt betalar du även moms på det du köper in till företaget. På de flesta varor och tjänster är momssatsen 25%.

Deklarera moms

Du måste redovisa momsen i en momsdeklaration till Skatteverket. Mellanskillnaden mellan momsen på det du har sålt (utgående moms) och momsen på det du har köpt till företaget (ingående moms) avgör om du ska betala eller få tillbaka pengar. Du måste lämna momsdeklarationen även om du inte har sålt eller köpt något under en viss period.

Om du säljer varor eller tjänster för högst 120 000 kronor om året i Sverige är du som huvudregel befriad från moms. Om du är befriad från moms har du inte heller avdragsrätt för ingående moms. Du kan ansöka om momsregistrering även om din årsomsättning understiger 120 000 kronor.

När året är slut 

När verksamhetsåret är över är det dags för dig att sammanfatta hur året har gått – du summerar intäkter och kostnader i en resultaträkning, samt tillgångar och skulder i en balansräkning. Beroende på vilken bolagsform du har valt att driva din verksamhet i kan reglerna för hur bokföringen avslutas skilja sig åt.

Företag ska avsluta sin bokföring med att upprätta ett årsbokslut eller en årsredovisning. En årsredovisning är utförligare än ett årsbokslut. Allra smidigast är ett enkelt årsbokslut – då krävs bara resultat- och balansräkning.

• Årsredovisning – Aktiebolag och ekonomiska föreningar ska alltid göra en årsredovisning. Handelsbolag och kommanditbolag med delägare som är juridiska personer ska också göra en årsredovisning. Det samma gäller för större handelsbolag och kommanditbolag.
• Årsbokslut – Enskilda firmor och handelsbolag får göra årsbokslut, men endast om de inte räknas som större företag eller om de är moderbolag i en större koncern. Även ideella föreningar och stiftelser kan göra ett årsbokslut
• Enkelt årsbokslut – Enskilda firmor och ideella föreningar som har en omsättning på under 3 miljoner kronor kan göra ett förenklat årsbokslut.

Glöm inte deklarationen! 

När du är klar med ditt bokslut fyller du i din deklaration med hjälp av uppgifterna från årsbokslutet. 

En enskild näringsidkare redovisar resultatet på en särskild bilaga till sin inkomstdeklaration. Delägarna i handels- och kommanditbolag redovisar sin del av resultatet på en särskild bilaga till sin inkomstdeklaration. 

Aktiebolag lämnar in en inkomstdeklaration och redovisar företagets vinst och de skatter som företaget ska betala. Aktieägaren deklarerar för sin lön och eventuell utdelning eller återbäring i sin inkomstdeklaration.

Du kan enkelt lämna in din deklaration på www.skatteverket.se och att lämna in deklarationen för sent kan leda till en förseningsavgift. Dessutom kan försenad betalning av företagets skatt, moms eller anställdas skatter och avgifter resultera i kostnadsränta och att skulden överförs till Kronofogden.

Skatteverket räknar ut din skatt för beskattningsåret och jämför det med den preliminära skatt du har betalat under året. Om du har betalat in för lite under året måste du betala in mer, och om du har betalat in för mycket kommer du att få pengar tillbaka.

Gör avdrag i deklarationen 

När du deklarerar kan du dra av kostnader som är nödvändiga för att driva din verksamhet. Det kan till exempel röra sig om:

Hur länge måste man spara bokföring?

Enligt lagen ska företag spara sin räkenskapsinformation i sju år efter det kalenderår då räkenskaperna avslutades. Tidigare innebar det att man behövde spara alla papperskvitton och fakturor i pärmar. Men idag, om du har digitaliserat all räkenskapsinformation, behöver du inte längre arkivera pappersoriginalen. Det viktiga är att den digitala informationen sparas på ett säkert sätt – och att den finns kvar i sju år.