Arbetsgivarregistrering och arbetsgivardeklaration

Arbetsgivare ska betala arbetsgivaravgifter

Funderar du på att anställa din första medarbetare? Grattis! Det är ett tecken på att ditt företag växer. Men att bli arbetsgivare innebär också ett nytt ansvar. Det handlar trots allt inte bara om att skriva ett anställningsavtal; du behöver också betala in skatter och arbetsgivaravgifter för dina anställda.

Arbetsgivare ska bland annat betala lön och arbetsgivaravgifter, samt göra skatteavdrag för inkomstskatt. För att kunna göra det behöver du först registrera dig som arbetsgivare hos Skatteverket. Därefter ska du redovisa löner, avdragen skatt och betala arbetsgivaravgifter genom att lämna en arbetsgivardeklaration till Skatteverket.

Vad är arbetsgivarregistrering?

Om du vill betala ut lön till någon för utfört arbete måste du registrera dig som arbetsgivare hos Skatteverket – vilket kallas för arbetsgivarregistrering. Det gäller oavsett om du betalar en privatperson eller ett företag, så länge mottagaren inte har F-skatt. 

Genom att göra arbetsgivarregistreringen talar du om för Skatteverket att du kommer betala skatt och arbetsgivaravgifter för dina anställda, samt lämna in arbetsgivardeklarationer framöver.

Går du i tankarna att starta eget företag? Hos Jurio kan du enkelt lägga till hjälp med arbetsgivarregistreringen när du startar aktiebolag – oavsett om du väljer att nybilda eller köpa ett lagerbolag.

Starta Företag

Vilka uppgifter ska registreringen innehålla?

När du registrerar dig som arbetsgivare måste ansökan innehålla ett antal uppgifter, däribland: 

• datum för den första löneutbetalningen, 
• antalet månader per år som lönen ska betalas ut, 
• antalet anställda du kommer att ha under året samt 
• beräknad lönesumma för ett år.

När ska arbetsgivarregistreringen skickas in?

Registreringen ska göras innan du betalar ut den första lönen i företaget. Du behöver alltså inte registrera dig på nytt varje gång du anställer en ny medarbetare – registreringen gäller från och med den första löneutbetalningen. När du väl är registrerad som arbetsgivare ska du sedan lämna in arbetsgivardeklarationer varje redovisningsperiod.

Vem ska lämna en arbetsgivardeklaration?

När du är registrerad som arbetsgivare ska du skicka in arbetsgivardeklarationen till Skatteverket. Här ska du ange hur stora skattepliktiga utgifter du har haft för dina anställda, såsom lämnad ersättning för arbete – exempelvis lön och förmåner, avdrag för inkomstskatt, och arbetsgivaravgifter.

Arbetsgivardeklarationen består främst av två uppgifter:

• Individuppgift: Lön, förmåner etc. för varje enskild anställd ska redovisas.
• Huvuduppgift: Samtliga utbetalda ersättningar, förmåner etc. som har lämnats på arbetsgivarnivå redovisas.

Arbetsgivaravgifterna fastställs

Arbetsgivaravgifterna beräknas utifrån de ersättningar, förmåner och löner som arbetsgivaren har redovisat i deklarationen. Avgifterna betalas in till företagets skattekonto och kan justeras om sänkta arbetsgivaravgifter gäller – till exempel vid växa-stöd eller beroende på arbetstagarens ålder.

Anställdas frånvaro ska registreras

Från och med redovisningsperioden januari 2025 ska arbetsgivare lämna uppgifter om frånvaro i samband med arbetsgivardeklarationen. Det gäller när ersättningen som redovisas i den anställdes individuppgift har påverkats av frånvaro som kan ge rätt till föräldrapenning eller tillfällig föräldrapenning.

När ska arbetsgivardeklarationen skickas in?

Arbetsgivare ska lämna in arbetsgivardeklarationen till Skatteverket varje månad, vilket enklast görs genom e-tjänsten “Lämna arbetsgivardeklaration”. Detta gäller både deklarationen för den enskilde arbetstagaren och deklarationen som gäller på arbetsgivarnivå.

Företag med en omsättning på högst 40 miljoner kronor ska som regel lämna in sin arbetsgivardeklaration den 12:e i månaden efter den månad som deklarationen gäller. Det betyder att om du deklarerar för februari, ska deklarationen vara inskickad senast den 12 mars.

OBS! Så länge du är registrerad som arbetsgivare måste du lämna in en arbetsgivardeklaration för varje redovisningsperiod – oavsett om du har något att redovisa eller betala i arbetsgivaravgifter eller avdragen skatt.

Om har det blivit fel i deklarationen

Som arbetsgivare är det viktigt att ha ordning på rutinerna – både för de anställda och för verksamheten i stort. Men ibland kan det ändå bli fel. I de flesta fall kan du rätta redan inskickade uppgifter upp till sex år tillbaka. Du kan justera arbetsgivaravgifter och höja den avdragna skatten för en anställd, men normalt sett går det inte att sänka ett redan redovisat skatteavdrag.