Offentlig upphandling – Vad är och hur fungerar det?

Vad är offentlig upphandling?

När du ingår avtal är huvudregeln att du fritt får välja vem din avtalspart ska vara, samt hur avtalet ska ingås. Du har med andra ord avtalsfrihet. Å andra sidan finns offentlig upphandling – vilket är när statliga myndigheter, kommuner, regioner och andra upphandlande organisationer är i behov av varor, tjänster eller byggentreprenader och ska köpa dessa. Inköpen finansieras med offentliga medel och processen omfattas därför av särskilda regler.

Grunderna för upphandling finns i lagen om offentlig upphandling (LOU). I lagen anges hur och inom vilka ramar inköp ska ske. Regelverket påverkar hela upphandlingsprocessen – från planering till avtal – och syftar till att säkerställa konkurrens, insyn och likabehandling.

Vad menas med upphandling i offentlig sektor?

Upphandling inom offentlig sektor är en strukturerad process för inköp som innebär att en upphandlande myndighet måste följa formella regler när de anställer en leverantör av varor, tjänster eller byggentreprenader. Det skiljer sig från privata inköp då processen i större utsträckning styrs enligt lagens krav.

Detta innebär bland annat att leverantörer ska kunna ta del av samma information och bedömas på lika villkor. Vad som upphandlas kan variera stort, men omfattar vanligtvis återkommande samhällsnära tjänster och större investeringar. Exempelvis en kommun som ska bygga en ny skola och därmed upphandla en byggentreprenad, eller ett regionalt sjukhus som köper vaccin inför influensasäsongen.

Vilka omfattas av offentlig upphandling?

Offentlig upphandling omfattar i regel:

• Statliga myndigheter
• Kommuner och regioner
• Andra upphandlande organisationer som är offentligt styrda

Men även privata företag påverkas, eftersom offentlig upphandling är en central väg för leverantörer som vill samarbeta med offentlig sektor.

Vilka regler gäller vid offentlig upphandling?

De centrala upphandlingsregler som gäller finns inom upphandlingsrätt, där LOU är den mest centrala lagen. Inom vissa sektorer finns även specialregler, såsom inom försvaret och sjukvården.

Regelverket bygger på vissa upphandlingsprinciper, ofta kallade de grundläggande principerna som ska följas i hela upphandlingsprocessen. Reglerna anger bland annat vilka krav som ställs, hur en upphandling ska annonseras och hur leverantörer ska behandlas.

Hur går en offentlig upphandling till?

En offentlig upphandling följer normalt en fast process med tydliga steg , även om detaljerna kan variera mellan olika upphandlingar. Under hela upphandlingsprocessen måste den upphandlande myndigheten följa de grundläggande principerna:

1. Förberedelse

Den upphandlande organisationen identifierar behov och beslutar vad som ska köpas in. I detta skede kan myndigheten ställa krav på exempelvis kvalitet eller funktion.

2. Annonsering

Upphandlingen publiceras så att leverantörer kan delta i upphandlingar och förbereda sitt deltagande.

3. Anbud

Leverantörer som vill delta ska lämna in ett anbud (ett erbjudande) där de visar hur de uppfyller kraven. I vissa förfaranden kan leverantörer även behöva ansöka om att få delta först. Om något är otydligt eller felaktigt i anbudet kan myndigheten begära förtydliganden eller rättelser.

4. Utvärdering och tilldelning

Efter prövning sker tilldelning av kontrakt enligt de kriterier som angetts i förväg.

5. Undantag – Direktupphandling

Ett undantag från det allmänna förfarandet är direktupphandling. Det är upphandling när den upphandlande myndigheten inte behöver informera om sin avsikt att upphandla genom en annons. Det är bara vissa upphandlingar som kan ske genom direktupphandling och huvudregeln är de med ett värde som understiger 700 000 kronor.

Offentlig upphandling ur leverantörens perspektiv

För företag innebär offentlig upphandling ofta affärsmöjligheter med långsiktig stabilitet. Samtidigt ställs formella krav, och leverantörer ska förhålla sig till fasta tidsfrister och dokumentationskrav.

Många upplever att regelverket är omfattande, men processen är i grunden tänkt att vara förutsägbar och transparent.

Vanliga misstag och missförstånd

Ett vanligt missförstånd är att offentlig upphandling alltid avgörs av lägsta pris. I praktiken kan flera faktorer vägas in, beroende på hur upphandlingen utformats och vilka mål den upphandlande organisationen har.

Ett annat missförstånd är att små företag saknar möjlighet att konkurrera, trots att regelverket ofta är utformat för att öppna marknaden.

Vad händer om reglerna inte följs?

Om en upphandling inte genomförs korrekt kan den bli föremål för rättslig prövning. Det kan i vissa fall leda till att ett avtal inte får användas eller att sanktioner aktualiseras. Hur konsekvenserna ser ut beror på omständigheterna och vilken typ av överträdelse som påstås.

För den som vill fördjupa sig i ämnet rekommenderar vi att läsa mer på Upphandlingsmyndigheten.se.