Så skriver du en offert

Vad är en offert?

En offert är ett förslag som ett företag (offertgivaren) skickar ut till en kund där de anger vad en vara eller tjänst kommer innehålla och kosta. Kunden tar i sin tur ställning till om de vill gå med på förslaget eller inte, alltså ingå ett avtal. Ofta tar kunder emot offerter från flera olika företag för att jämföra priser och innehåll och på så sätt välja det bästa alternativet. 

En offert är ett skriftligt löfte från offertgivaren

När ett företag ger en offert är det som att de lovar kunden att de kommer att göra affärer om kunden säger ja. Företaget måste följa vad de har skrivit i offerten. Kunden blir dock aldrig bunden av offerten förrän kunden har accepterat den. Villkoren som är med i offerten blir alltså gällande för offertgivaren och det är därmed viktigt att offerten både är noggrann och korrekt utformad. 

Ren accept och oren accept

För att avtalet ska ingås måste alltså kunden acceptera offerten i sin helhet. Då kallas accepterandet för ren accept. Om kunden accepterar offerten men väljer att lägga till vissa ändringar, eller bara accepterar delar av offerten, kallas detta för oren accept. Vid en oren accept skapas ett nytt anbud från kunden och avtalet ingås om offertgivaren accepterar ändringarna. 

Formkrav för offerter

Det finns inga formkrav för offerter – alltså finns det inga regler för hur en offert ska vara utformad för att bli bindande. Offerter kan vara både skriftliga och muntliga. Det är dock lättast att alltid upprätta en skriftlig offert eftersom det kan uppkomma meningsskiljaktigheter om vad som faktiskt har avtalats vid en muntlig offert. 

Vad ska en offert innehålla?

Det står inget i lagen om vad en offert ska innehålla, men det finns några punkter som alltid bör vara med i offerter:

Är kunden en konsument?

Om ni skriver en offert till en konsument – alltså en privatperson som använder varan eller tjänsten i sin vardag – får ni inte ta med vilka villkor som helst. Villkor som är sämre än vad lagen tillåter riskerar att ogiltigförklaras i en framtida tvist, även om konsumenten accepterar er offert. 

Det är därför viktigt att ni först fastställer om kunden är en konsument och sedan säkerställer att offertens villkor följer de regler som gäller för er bransch och ert erbjudande, exempelvis om det gäller tjänster eller varor. 

Hur länge är en offert giltig?

Det är viktigt att komma ihåg att företaget som skickar offerten blir bunden av offerten i samband med att den skickas in. Om kunden accepterar offerten genom en ren accept har ett avtal ingåtts. Men kunden har inte hur lång tid på sig som helst för att acceptera anbudet. Offertgivaren kan välja att skriva in en tidsfrist i offerten som anger hur lång tid kunden har på sig att svara skriftligt. 

Skälig betänketid

Om ingen tidsfrist anges gäller det som kallas för skälig betänketid. Skälig betänketid är ingen bestämd tid och kan variera beroende på situation och typ av offert. Därför bör man alltid ange ett förfallodatum för när kunden senast måste ha accepterat offerten. 

Om kunden tackar nej

Kunden kan tacka nej till offerten av flera olika anledningar, exempelvis om offerten inte motsvarar kundens förväntningar om kostnad per enhet och totalt pris för varan. En offert är aldrig bindande för kunden, så en kund är aldrig tvungen att tacka ja till att ingå avtal.